N°4 - Décembre 2004 - 9eme Année

LE DOSSIER
LA COPROPRIETE A VISAGE DECOUVERT : APRES LA REFORME DU DECRET DU 27 MAI 2004

I - LES DISPOSITIONS FINANCIERES ET COMPTABLES

Budget prévisionnel

Avant la loi SRU, le syndic pouvait au choix, soit appeler des provisions sur la base du budget prévisionnel, soit demander le remboursement a posteriori des dépenses qu'il avait engagées et effectivement réglées. Depuis le 1er janvier 2002, date d'application de la disposition de la loi SRU sur ce point, les charges courantes sont financées uniquement par le versement de provisions en début de période (trimestre ou autre) sur la base d'un budget prévisionnel voté.
Le décret ne fait ici qu'adapter l'article réglementaire à la loi. En revanche, il prévoit pour la première fois expressément que le syndic adresse à chaque copropriétaire par lettre simple, avant chaque premier jour de trimestre, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Le décret du 27 mai 2004 fixe la liste des dépenses se situant hors budget prévisionnel : les dépenses pour travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble ou portant sur les éléments d'équipement communs autres que ceux de maintenance ( travaux d'entretien courant, exécutés en vue de maintenir l'état de l'immeuble).

Avance sur trésorerie

Le syndic peut comme par le passé demander aux copropriétaires le versement de l'avance constituant la réserve prévue par le règlement de copropriété. Son montant est dorénavant encadré : il ne peut dépasser 1/6 du budget prévisionnel.

Placement des fonds de la copropriété

Pour les fonds qu'elle recueille, l'assemblée décide de leur placement et de l'affectation des intérêts produits par ce placement.

Définitions des charges, provisions et avances

Les notions de charges, provisions sur charges et avances sont définies notamment pour leur application comptable.
Sont qualifiées de charges les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part. L'approbation des comptes du syndicat par l'assemblée n'empêche pas un copropriétaire de contester individuellement son compte vis à vis du syndicat.
Les provisions sur charges sont les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l'approbation des comptes du syndicat. Les avances sont les fonds destinés par le règlement ou par l'assemblée générale, à constituer des réserves (provisions spéciales pour travaux dans les 3 ans, réserve prévue au règlement, avances demandées en application d'un plan pluriannuel), ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux (notamment en cas d'impayés de la part de certains copropriétaires, le syndic appelle auprès des autres les sommes manquantes). Les avances sont remboursables.
Ce dernier point, en plus de son utilité comptable, consacre les solutions qu'avait dégagées la jurisprudence quant à la restitution au vendeur au moment de la cession du lot des sommes qu'il avait avancées au syndicat.

II - LES ACTEURS DE LA COPROPRIETE

Le conseil syndical

L'organisation et le fonctionnement du conseil syndical, lorsqu'ils ne sont pas définis par le règlement de copropriété, sont désormais fixés par l'assemblée générale des copropriétaires à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 (c'était auparavant la majorité de l'article 25). Cette délibération peut intervenir à tout moment et non plus seulement lors de l'assemblée générale qui désigne les membres du conseil syndical. Le décret consacre l'obligation pour le conseil syndical de rendre compte chaque année de sa mission devant l'assemblée générale des copropriétaires.

Le conseil syndical peut se faire assister pour l'exécution de sa mission de toute personne de son choix. Une grande liberté est donc laissée au conseil et la notion de " technicien " précédemment utilisée est abandonnée. Pour une question technique particulière, le conseil syndical est autorisé à demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité concernée.

Le syndic

Il est précisé par la formule " le syndic peut être de nouveau désigné " qu'en cas de renouvellement de ses fonctions, le syndic et le syndicat concluent un nouveau contrat distinct du précédent.

Le contenu du contrat de syndic est précisé. Celui-ci doit contenir la durée du contrat, sa date de prise d'effet, ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic. Il lui appartient également de préciser les conditions d'exécution de la mission du syndic conformément aux dispositions des articles 14 et 18 de la loi du 10 juillet 1965, lesquelles définissent les pouvoirs respectifs du syndicat et du syndic. L'assemblée générale, par une même résolution, désigne le syndic et approuve son contrat à la majorité de l'article 25. Auparavant, les conditions de rémunération du syndic étaient votées à la majorité de l'article 24.

L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi SRU impose aux syndics d'ouvrir un compte bancaire ou postal au nom de chaque syndicat dont il assure la gestion de la copropriété. Toutefois, l'assemblée générale à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 peut autoriser les syndics professionnels à ne pas ouvrir de compte séparé.
Le décret précise que cette dispense doit être accordée pour une durée déterminée. Elle est renouvelable mais cesse de plein droit en cas de désignation d'un nouveau syndic.

Afin d'assurer une plus grande sécurité et de réduire les risques contentieux lors de la transmission des archives du syndicat, en cas de changement de syndic, il est exigé que la communication des documents soit accompagnée d'un bordereau récapitulatif des pièces. Une copie du bordereau est également transmise au conseil syndical.

III - LES ASSEMBLEES GENERALES DE COPROPRIETE

Ordre du jour

A tout moment un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical peuvent désormais notifier au syndic une ou des questions à porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale (auparavant ils avaient 6 jours pour notifier des questions complémentaires à compter de la convocation).

Communication des documents

Ces notifications, qui doivent comme auparavant être faites au plus tard en même temps que l'ordre du jour, sont notamment adaptées aux nouvelles obligations de présentation comptable prévues par la loi SRU.
Une distinction est opérée entre :
- les documents qui ne font pas l'objet d'un vote par l'assemblée, mais qui sont nécessaires à l'information des copropriétaires : les annexes au budget prévisionnel; l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ; l'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire,
et
- les documents pour la validité de la décision en assemblée générale, notamment l'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;

Modalités pratiques du déroulement des Assemblées Générales

La feuille de présence, qui peut comporter plusieurs feuillets, doit être annexée au procès verbal avec lequel elle est conservée. Elle peut être tenue sous forme électronique.

Des précisions sont apportées sur le contenu et la présentation du procès verbal, qui peut désormais être inscrit sur un registre tenu à cet effet, sous forme électronique. Les signatures du procès verbal par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs sont alors, à la fin de la séance, établies conformément à l'article 1316-4 du Code civil.

Il s'agit d'un procès verbal des décisions (et non plus des "délibérations", terme qui désigne des échanges au cours de l'AG n'aboutissant pas forcément à une décision). Il mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions, sans que ceux-ci aient désormais besoin de le demander.

Des précisions sont apportées sur le déroulement des votes dans les situations prévues à l'article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965. Celui-ci permet à la même assemblée, lorsqu'une décision n'a pas été adoptée à la majorité de l'article 25, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, de décider à la majorité de l'article 24 en procédant immédiatement à un second vote, "à moins que l'assemblée ne décide que la question sera inscrite à l'ordre du jour d'une assemblée ultérieure" précise le nouveau décret.

Il est également précisé que lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité de l'article 25.

Dans le cas où une nouvelle assemblée doit être réunie (lorsque le projet n'a pas recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires) il est précisé que la convocation doit être expédiée dans le délai maximal de trois mois à compter du jour où s'est tenue l'assemblée générale au cours de laquelle la décision n'a pas été adoptée ; les notifications n'ont pas à être renouvelées si l'ordre du jour de cette nouvelle assemblée ne porte que sur des questions inscrites à l'ordre du jour de la précédente assemblée.

IV - LES MUTATIONS DE LOTS DE COPROPRIETE

L’acquéreur va pouvoir accéder à une meilleure information sur le lot de copropriété qu’il souhaite acquérir.

Une meilleure information sur l’état de l’immeuble : le carnet d’entretien

Depuis la loi SRU, les copropriétés sont tenues de disposer d'un carnet d'entretien de l'immeuble. Un diagnostic technique doit également être réalisé avant toute mise en copropriété d'un immeuble construit depuis plus de 15 ans.
La liste des documents détenus par le syndic fixée par l'article 33 du décret du 17 mars 1967 est modifiée afin de prendre en compte ces évolutions. Il est désormais expressément indiqué que le syndic détient le carnet d'entretien de l'immeuble, le diagnostic technique le cas échéant, ainsi que les documents comptables du syndicat.
Le syndic remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, s'il existe, du diagnostic technique. Il est également précisé que tout candidat à l’acquisition d’un lot de copropriété peut venir le consulter chez le syndic. Ces documents pourront être éventuellement annexés ou visés à l’acte de vente.
Le carnet d’entretien comprend notamment les références des contrats d’assurances (dommages ouvrage..) et d’entretien de l’immeuble, l’année de réalisation des travaux importants (ravalement…), l’échéancier pluriannuel de travaux…

Une meilleure information des dettes : l’état daté

L'information des parties à l'acte de vente est clarifiée. L'état daté (note de renseignements) qui est adressé par le syndic au notaire, à la demande de celui-ci ou du copropriétaire vendeur, doit comporter trois parties distinctes :

- les sommes dues par le vendeur au syndicat : provisions exigibles du budget prévisionnel, charges impayées sur les exercices antérieurs, provisions exigibles des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, avances exigibles, c'est-à-dire décidées par l'assemblée générale et non réglées… S'il y a des créanciers inscrits, ces indications doivent désormais être portées à leur connaissance par le notaire ou le copropriétaire cédant. Ces sommes sont celle dues « pour le lot considéré » : le texte met fin à toute discussion sur ce point : les renseignements concernent les seules dettes relatives au lot vendu et ne s’étendent pas à l’ensemble des charges du copropriétaire vendeur.

- les sommes dues par le syndicat au vendeur : avances non utilisées, provisions du budget prévisionnel pour les périodes postérieures à la période au cours de laquelle se situe la vente et rendues exigibles en raison de la déchéance du terme.
Ces sommes sont comme auparavant indiquées par le syndic, pour le lot considéré, d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement de comptes.

- les sommes qui devraient incomber au nouveau propriétaire : reconstitution des avances, de façon même approximative ; provisions non encore exigibles du budget prévisionnel, provisions non encore exigibles dans les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel. Ne sont pas visées malheureusement les sommes non encore exigibles qui n’ont pas fait l’objet de provision (par exemple des travaux votés mais dont l’échéancier des appels de fonds n’a pas encore été décidé).
Dans une annexe à cette 3ème partie, le syndic indique la somme correspondant, pour les deux exercices précédents, à la quote-part afférente au lot considéré dans le budget prévisionnel et dans le total des dépenses hors budget prévisionnel. Il mentionne s'il y a lieu, l'objet et l'état des procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie. Cette dernière précision constitue un progrès par rapport à la situation antérieure puisqu’elle vise toutes les actions mettant en cause le syndicat et des copropriétaires et des tiers, et les actions mettant en cause le syndicat et l’actuel propriétaire du lot.

Une clarification de la répartition des dettes entre l’acquéreur et le vendeur

Désormais, il est établi que :
- le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel incombe au vendeur (l’exigibilité prend en principe naissance au 1er jour de chaque trimestre du budget annuel),
- le paiement des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité (l’exigibilité dépend de ce qui a été décidé en assemblée générale). Il faut préciser que la qualité de copropriétaire ne s’acquiert qu’au moment où la vente est notifiée au syndic,
- le trop ou moins perçu révélé par l’approbation des comptes est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes,
- toute convention contraire n’a d’effet qu’entre les parties à la mutation à titre onéreux.

Il faut noter qu’un certain nombre d'articles intègrent des précisions apportées par la jurisprudence ou des modifications essentiellement rédactionnelles qui pouvaient être source de contentieux. Espérons que la mise en application « sur le terrain » de ces nouvelles dispositions par les professionnels concernés (syndic, notaires…) répondra à l’esprit des textes voulu par le pouvoir réglementaire : une meilleure transparence de la gestion de la copropriété au profit des copropriétaires et une meilleure information pour les futurs copropriétaires.

Rémy NERRIERE